Meeting room hotel Jakarta bukan terbatas hanya sebagai tempat untuk mengadakan pertemuan perusahaan saja, melainkan untuk berbagai aktivitas lainnya yang membutuhkan ruangan besar. Misalnya saja seperti aktivitas seminar yang melibatkan banyak orang.
Pemilihan meeting room sebagai lokasi diadakannya seminar karena pada umumnya meeting room yang disewakan oleh hotel telah dilengkapi berbagai fasilitas pendukung. Seperti jaringan internet, sound system, layar, dan fasilitas lainnya.
Namun, dengan banyaknya meeting room yang tersedia, maka pastinya Anda harus lebih berhati-hati dalam memilih yang tepat. Sebab, pemilihan meeting room yang tepat dapat meningkatkan efektivitas seminar. Berikut ini adalah tips untuk membantu Anda memilih meeting room yang tepat untuk seminar:
Lokasi
Siapa saja peserta seminar Anda? Jika kebetulan peserta seminar Anda berada di area yang berdekatan satu sama lain, maka ada baiknya jika Anda memilih ruang meeting yang dekat dengan area tersebut. Misalnya semua peserta seminar berada di area Jakarta Barat, maka pilihlah ruang meeting yang berada di area Jakarta Barat untuk memudahkan peserta.
Hal ini dapat bermanfaat untuk memangkas waktu perjalanan para peserta, sehingga peserta dapat lebih berkonsentrasi dalam menyimak materi yang diberikan. Selain itu, pilihlah lokasi yang mudah dijangkau dengan transportasi umum. Sebab, ada kemungkinan peserta yang tidak memiliki atau menggunakan kendaraan pribadi untuk ke lokasi tersebut.
Kapasitas Ruangan
Lakukanlah pembatasan maksimal peserta jika seminar memang sangat diminati. Sebab, semakin banyak jumlah peserta, maka seminar akan semakin kurang efektif karena terlalu ramai. Namun, jika peminat seminar dalam jumlah yang wajar, maka ada baiknya Anda melakukan konfirmasi kehadiran pada setiap peserta untuk mendapat perkiraan berapa jumlah peserta yang hadir.
Jumlah ini akan menjadi patokan utama Anda dalam menentukan kapasitas ruangan yang harus disewa. Sebab, ukuran ruangan yang jauh melebihi jumlah peserta akan membuat ruangan tampak kosong dan bisa memengaruhi konsentrasi pembicara maupun peserta seminar.
Fasilitas
Fasilitas menjadi hal yang sangat penting dalam mendukung efektivitas peserta dalam menangkap materi. Misalnya saja seminar berkaitan dengan dunia digital, adanya fasilitas internet serta colokan listrik pada setiap meja akan sangat membantu peserta karena mereka bisa langsung mempraktekan yang diajarkan dalam seminar menggunakan laptop mereka.
Selain fasilitas tersebut, fasilitas lain seperti sound system yang jelas, penerangan yang tepat, serta ruangan kedap suara juga sangat penting mendukung efektivitas seminar. Seperti ruang meeting yang dimiliki oleh Holiday Inn & Suites Jakarta Gajah Mada yang memiliki pencahayaan alami.
Itulah 3 tips yang bisa Anda terapkan saat memilih ruang meeting untuk aktivitas seminar Anda,. Semoga bermanfaat!
